Wir freuen uns, Ihnen Nhospitality vorstellen zu dürfen. Mit dem Zusatz Nhospitality zur Telefonanlage wird dem Kunden während der Vertragsdauer die Dienste eines zentralen, virtuellen, VoIP-basierten und auf das Gastgewerbe spezialisierten Middleware Service zur Verfügung gestellt.
Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Nutzung von Nhospitality!

Änderungen bleiben vorbehalten
Version 2 / 01.2023 (de)

• Kontaktieren Sie Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.
• Sie werden von einem NFON Partner kontaktiert, welcher mit Ihnen und einem NFON Technical Consultant die Anforderungen des Nhospitality an Ihrem Unternehmen besprechen wird. Anhand dieser Evalutation wird Ihr Vertragstyp festgelegt und die Konfiguration durch den Technical Consultant eingeleitet.
• Der Partner wird mit Hilfe des Technical Consultant Ihre Nebenstellen und Telefonanlage aufsetzen.
• Im Anschluss werden Ihre Telefongeräte über den Partner provisioniert und an das PMS angeschlossen.

⇒ Nhospitality ist nun mit Ihrem PMS und der Telefonanlage gekoppelt.

Die Gesprächstarife, die dem Gast berechnet werden, können individuell festgelegt werden. Finden Sie hier eine Tariftabelle, die so wie sie ist übernommen werden kann. Die Tarife müssen im Vorfeld als Excel-Tabelle eingereicht werden, damit eine korrekte Abrechnung gewährleistet werden kann.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, alle erforderlichen Nebenstellen anzulegen.

Der Partner kann Nebenstellen selbständig und manuell anlegen.

Die Nebenstellen für unprovisionierte Geräte können gegen einen Aufpreis von NFON über den Technical Consultant angelegt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Telefone für die Anlage provisioniert werden können:

Ein Unprovisioned SIP Device ist ein nicht-automatisch konfigurierbares Gerät, bei dem manuell die Konfiguration der Telefonanlage aufgespielt werden muss. Das Gerät kann selbstständig durch einen Partner, ohne Hilfe durch den Technical Consultant, angelegt werden. Hierzu wird eine konzeptionelle Anleitung von NFON gestellt.

Der Partner erstellt mit Hilfe einer Excel-Tabelle eine Auflistung aller Nebenstellen inklusive der SIP Credentials. Der Technical Consultant wird daraufhin eine Config File mit allen nötigen Daten erstellen, welche vor Ort eingespielt werden können.

Die Provisionierung erfolgt via Web-based Management (WBM) und einem File Upload.

Einen automatisierten Upload, über ein proprietäres Tool und einen TFTP Server ist über den Partner bei einer Zimmeranzahl mehr als 50 Stück rentabel. Eine konzeptionelle Anleitung wird dabei von uns gestellt.

In diesem Fall obliegt die Konfiguration und Inbetriebnahme, sowie Provisionierung alleinig dem ausführenden Partner.

Es gibt die Möglichkeit, analoge Hoteltelefone via eines Patton Gateways an die Telefonanlage anzuschließen. Hier obliegt die Verwantwortung der Konfiguration und Inbetriebnahme ebenfalls dem ausführenden Partner.

Die Verwaltung der Administrator-Nebenstelle kann über Ncontrol oder das Administration Portal erfolgen.

Für Cloudya UI, gehen Sie zu: https://www.nfon.com/de/service/dokumentation/handbuecher.

Verwalten Sie die Administrator-Erweiterung über Ncontrol:

1. Gehen Sie zu ncontrol.nfon.net

2. Geben Sie Ihre Kundennummer (K****), die Nebenstelle des Geräts (z.B. 601) und die der Nebenstelle zugewiesene Voicemail-PIN ein.

Für weitere Informationen zur Bedienung der Nebenstelle über Ncontrol klicken Sie hier.

Die entsprechende Voicemail-PIN für eine Nebenstelle finden Sie im Administration Portal:

1. Melden Sie sich im Administrationsportal https://portal.nfon.com/de an und öffnen Sie die Registerkarte Ziele.

2. Suchen Sie nach der Nebenstelle öfnnen Sie die Daten der Nebenstelle mit einem Doppelklick.

3. Suchen Sie die entsprechende Voicemail-PIN unter dem Abschnitt Voicemail > Passwort.

Die Nebenstellen können auch über das Administration Portal verwaltet werden.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Nebenstellen finden Sie im Administration Portal Handbuch.

Die Einrichtung des Empfangs ermöglicht dem Hotelier eine Behandlung eingehender Anrufe nach einem spezifischen Schema. Dieses ermöglicht, Anrufe bedarfsgerecht zu verteilen und jederzeit entgegen nehmen zu können.

Dabei wird auf die Hauptnummer (z.B. 0) eine Wartschlange definiert, sodass Anrufe nacheinander entgegen genommen werden können. Auf die Nummer kann eine Pickup-Gruppe zu verschiedenen Nebenstellen definiert werden. Zudem ist es möglich für bestimmte Weiterleitungen, die in der Pick-up-Gruppe definiert sind, Tag/Nacht-Schaltungen einzurichten.

Durch eine solche Konfiguration kann zwischen externen und internen Anrufen unterschieden werden. Es erlaubt Ansagen für den Fall von Nicht-Abheben. Durch die Umleitungen und Pick-up-Gruppen kann eine Ausfallsicherheit erreicht werden.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Admin-Nebenstelle per FMC Client zu steuern.

Sie können beispielsweise Anrufe tätigen oder die Service-Rufnummern bedienen, wie es beim regulären Tischtelefon auch möglich ist.

Faxe können über die eFax-Funktion direkt auf eine E-Mail-Adresse umgeleitet werden. Diese so empfangenen Faxe gehen als reguläre E-Mail in Ihr gewünschtes E-Mail-Konto ein und sind zusätzlich auch im Ncontrol sichtbar.
Der Versand der Faxe kann nach wie vor über das Fax-Gerät folgen.

Der Partner hat für Sie die Nhospitality Nebenstellen inklusive des Nhospitality Room-flags aktiviert.

Je nach Vertragstyp, können die Zimmer der Nebenstelle mit den Nhospitality Service-Nebenstellen 791-799 verknüpft werden. Diese sind frei konfigurierbar und hier beispielhaft aufgeführt.

Vertragstyp Basic

• Keine SIP Services werden verwendet.
• 799: Ruf-Weiterleitung "NO GUEST"

Vertragstyp Standard

• 795: Weckruf
• 796: Zimmerstatus
• ‌797: Minibar Buchung
• ‌798: Wäsche Buchung
• ‌799: Ruf-Weiterleitung "NO GUEST"

‌Vertragstyp Pro

zusätzliche Service-Nebenstellen:

• ‌791: Voicemail aufnehmen
• ‌794: Voicemail abfragen
• 793: Voicemail abfragen von remote

Über Service-Rufnummern können vom Zimmertelefon aus Stati abgefragt oder Services angefragt werden. Die Service-Rufnummern entsprechen dabei vordefinierten Nebenstellen, die nicht zusätzlich berechnet werden. Die Konfiguration solcher Nebenstellen können individuell über den Technical Consultant oder den Partner definiert werden.

Im folgenden wird eine Service-Rufnummer-Konfiguration beispielhaft aufgezeigt.

Das Netzwerkkabel aus der Wand muss mit den mit WAN beschrifteten Port im Telefon angeschlossen werden. Der WAN Port ist dem Telefonhörer am nächsten.

Nach dem Anschluss, führt das von NFON erworbene und vorprovisionierte Telefon einen Systemstart durch und erhält automatisch die richtige Konfiguration. Zur korrekten Vorkonfiguration wird das ausgefüllte, erweiterte Checklist benötigt. Diese können Sie hier herunterladen.

Gast Check-in

In diesem Fenster können Sie den Gast Check-in durchführen. Wählen Sie den Komplex (nur in der Multikomplex-Version), das Zimmer und geben Sie den Namen und die Firma des Gastes ein. Sie können auch die Gäste-PIN, die Sprache und den Zimmerstatus ändern (der aktuelle Status wird unten angezeigt), ein Kreditlimit zuweisen, eine DDI, ein VIP-Attribut und einen externen Trunk-Zugang konfigurieren.

Die Gäste-PINs und DDIs sind nach Verwendung geordnet, wobei die frühere zuoberst in der Liste steht. Nachdem Sie auf Validieren geklickt haben, werden je nach Implementierung einige oder alle dieser Parameter an das PABX-System übertragen.

Gruppen Check-in

Dieses Fenster ermöglicht den Gruppen Check-in (die Gruppe muss bereits existieren - siehe Option Gruppen in diesem Menü). Wählen Sie den Komplex (nur in der Multi-Komplex-Version), die gewünschte Gruppe, ändern Sie die Sprache und den Status des Raums.

Nachdem Sie auf Validieren geklickt haben, werden einige oder alle dieser Parameter an das PABX-System übertragen. Abhängig von der Implementierung werden alle Räume, die zu der Gruppe gehören, aktiviert.

Gast Check-out

Dieses Fenster ermöglicht Ihnen den Gast Check-out. Wählen Sie den Komplex (nur in der Multikomplex-Version) und das gewünschte Zimmer. Falls erforderlich, ändern Sie auch den Zimmerstatus (der aktuelle Status wird unten angezeigt). Wenn eine Nachricht ansteht, ändert sich das Aussehen des Fensters leicht, so dass es möglich ist, den Text der Nachricht zu lesen und zu drucken.

Nachdem Sie auf Validieren geklickt haben, werden je nach Implementierung einige oder alle dieser Parameter an das PABX-System übertragen.

Gruppen Check-out

In diesem Fenster wird der Gruppen Check-out durchgeführt. Wählen Sie den Komplex (nur in der Multikomplex-Version) und die gewünschte Gruppe. Falls erforderlich, ändern Sie den Raum-Status.

Nach dem Auschecken ist keine weitere Bearbeitung der Gruppe mehr möglich. Wenn Sie die Gruppe löschen möchten, lesen Sie bitte die Option Gruppen in diesem Menü.

Nachdem Sie auf Validieren geklickt haben, werden einige oder alle dieser Parameter an das PABX-System übertragen. Abhängig von der Implementierung werden alle Räume, die zu der Gruppe gehören, aktiviert.

In diesem Fenster können Sie mehrere Parameter des Raumzustands ändern, unabhängig von dessen Belegungsstatus:

• Name des Gastes
• Firma des Gastes
• Wartende Nachricht
• Sprache
• Raum-Status
• Kreditlimit
• DDI-Zuweisung
• Trunk-Zugang sperren/entsperren
• Bitte nicht stören

Bei unbesetzten Räumen kann nur der Raum-Status geändert werden.

Nachdem Sie auf Validieren geklickt haben, werden je nach Implementierung einige oder alle dieser Parameter an das PABX-System übertragen.

In diesem Fenster können Sie einen automatischen Weckruf-Service für ein belegtes Zimmer oder eine Unterkunftsgruppe festlegen.

Die Weckzeit kann auf den heutigen Tag oder übermorgen eingestellt werden.

Um einen Weckruf-Service abzubrechen, beachten Sie bitte die Option Automatischer Weckruf in diesem Menü.

Nachdem Sie auf Validieren geklickt haben, wird der Weckruf-Service an das PABX-System übertragen.

Wählen Sie diese Option, um Gruppen von Unterkünften zu erstellen, zu ändern und zu löschen. Diese Art von Gruppen dient dazu, verschiedene Vorgänge zu beschleunigen, z.B. Check-in, Check-out und die automatische Weckruffunktion für eine Gruppe von Räumen, die zur selben Einheit gehören (Unternehmen, Reisebüro, etc.). Nhospitality sieht keine Begrenzung der Anzahl der Zimmer in einer Gruppe vor und kontrolliert auch nicht die geschätzten Check-in- und Check-out-Daten (nur zur Information der Nutzer). Ein Zimmer kann in mehreren Gruppen vorhanden sein, so dass es dem Nutzer obliegt, diese Daten zu überprüfen.

Um eine Operation in diesem Fenster durchzuführen, wählen Sie Operationen in der Menüleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste im Fensterbereich:

Neben dem Anlegen, Ändern und Löschen von Gruppen können Sie in diesem Menü auch direkt Gruppen ein- oder auschecken (nähere Informationen finden Sie in den Kapiteln Gruppen Check-in und Gruppen Check-out).

Diese Option zeigt den Status der Telefonzellen an. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Telefonzelle, um das folgende Kontextmenü anzuzeigen, mit dem Sie eine Amtsleitung sperren/entriegeln können (je nach Status). Konfigurieren Sie einen Raum so, dass die Anrufe direkt dem Gästekontot belastet werden und der aktuelle Telefonzellen-Account angezeigt wird:

Es ist möglich, die Telefonzelle so zu konfigurieren, dass der Zugang von außen automatisch gesperrt wird, wenn das Gespräch beendet wird.

Gastkonto

Mit dieser Option können Sie einen Raum auswählen, um das aktuellen Konto des Raums anzuzeigen. Die Ergebnisse können in zwei verschiedenen Auflistungen erscheinen: ausgehende Anrufe und gebuchte Artikel. Wenn der gewählte Raum belegt ist, ist es möglich, Artikel zu buchen oder gebuchte Artikel und gebuchte Anrufe zu stornieren (siehe Kapitel Letzte 100 Anrufe) und den Gast auszuchecken.

Um eine Operation in diesem Fenster durchzuführen, wählen Sie Operationen in der Menüleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste im Fensterbereich:

Gruppenkonto

Mit dieser Option können Sie eine Gruppe auswählen, um die aktuelle Liste aller ihrer Räume in ausführlicher oder verkürzter Form anzuzeigen. Im ersten Format können die Ergebnisse in zwei verschiedenen Auflistungen erscheinen: ausgehende Rufe und gebuchte Artikel. Wenn sich die ausgewählte Gruppe im Hotel befindet, ist es möglich, gebuchte Artikel und gebuchte Anrufe zu stornieren (siehe Kapitel Letzte 100 Anrufe) und die Gruppe auszuchecken.

Um eine Operation in diesem Fenster durchzuführen, wählen Sie Operationen in der Menüleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste im Fensterbereich:

Dieses Fenster ermöglicht die manuelle Buchung von Minibar- und Wäscheartikeln auf das Konto eines belegten Zimmers.

Wählen Sie die Artikel aus und fügen Sie sie der unten angezeigten Liste hinzu. Klicken Sie auf Validieren, um das Zimmerkonto mit diesen Buchungen zu belastet.

Wenn das aktuelle Kreditlimit überschritten ist, erscheint eine Warnung auf dem Bildschirm und der Vorgang ist nicht zulässig.

Diese Option zeigt drei verschiedene Auflistungen von Weckrufeinträgen an: fehlgeschlagen (nicht beantwortet), beantwortet und markiert. Wenn eine dieser Auflistungen leer ist, wird sie nicht angezeigt.

Die fehlgeschlagenen und beantworteten Weckrufe werden entsprechend dem Check-in Datum und der Check-in Zeit jedes Zimmers ermittelt, dabei werden nur die letzten drei Datensätze angezeigt. Verwenden Sie die Option Hotel-accounts in diesem Menü, um ältere Einträge abzufragen.

Um eine Operation in diesem Fenster durchzuführen, wählen Sie Operationen in der Menüleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste im Fensterbereich:

Die ersten beiden Optionen sind nur in der Liste der markierten Weckdienste verfügbar.

Diese Option zeigt eine detaillierte Unterkunft-Liste an, die Daten wie Beruf, Staat, Name des Gastes, Firma, Kreditlimit, Girokonto und Sonderleistungen enthält.

Um eine Operation in diesem Fenster durchzuführen, wählen Sie Operationen in der Menüleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste im Fensterbereich:

Je nach Zustand des aktuell ausgewählten Raums sind einige dieser Optionen nicht verfügbar. Sie können einen Gast ein- oder auschecken, Artikel veröffentlichen, ein weiteres Fenster öffnen, um detaillierte Kontoinformationen anzuzeigen, verschiedene Parameter ändern (für weitere Details siehe Änderung der Raumdaten) und einen Gast suchen. Sie können auch filtern, welche Art von Zimmern Sie angezeigt bekommen möchten: alle, nur freie oder nur belegte.

Mit dieser Option können Sie eine Abfrage für Zimmeranrufe, gebuchte Artikel und automatische Weckdienste konfigurieren. Die genannten Optionen können in ausführlicher oder verkürzter Form innerhalb des angegebenen Zeitraums konfigurieren werden. Im letzteren Format ist es möglich, jedes Zimmer einzubeziehen, auch wenn keine Gebühren anfallen.